Buku alamat dikongsi
Buku alamat dikongsi
Buku alamat dikongsi adalah alat kolaboratif. Prinsip dan kelebihan alat tersebut adalah untuk dapat berkongsi maklumat yang dipegang oleh setiap ahli syarikat. Kenalan dikongsi dan banyak proses dioptimumkan.
Kenapa berkongsi buku alamat anda?
Kakitangan anda diperlukan untuk sentiasa menghubungi pelanggan dan pembekal syarikat anda dan maklumat ini disimpan dalam buku alamat peribadi anda?
- Nama, alamat e-mel, nombor telefon, anda boleh memilih maklumat yang ingin anda bagikan dan apa yang ingin anda simpan.
Bagaimanakah buku alamat dikongsi berfungsi?
Jika anda menggunakan alat kolaboratif seperti eGroupWare atau Open Xchange, setiap pengguna mesti log masuk untuk mengakses buku alamat dikongsi. Sebagai seorang usahawan, anda boleh menguruskan akaun pengguna, memberikan akses pilihan yang berbeza bergantung kepada profil yang berlainan (pilihan baca-sahaja / menambah atau memadam kenalan).
- Di rumah, setiap pengguna mempunyai catatan dengan buku alamatnya sendiri, boleh diakses oleh semua, dia boleh meminda dan menambahnya. Sebagai pentadbir, anda boleh menambah atau memadam penyertaan dalam buku alamat dikongsi.
- Untuk menjimatkan masa dalam membuat buku alamat dikongsi, ada kemungkinan untuk mengimport buku alamat yang sudah ada.
- Beberapa buku alamat dikaitkan dengan sistem pesanan dan ini akan membawa lebih banyak keberkesanan kepada sistem.
Kekangan keserasian
Jika sesetengah rakan anda menggunakan perisian klien e-mel yang berbeza (Thunderbird, Outlook ... dan lain-lain), perkongsian buku kenalan anda mungkin menyusahkan. Dalam kes ini, anda boleh menggunakan kumpulanware.
Kongsi buku alamat dalam Outlook
- Buat folder "kenalan kongsi" yang baru dalam folder awam anda di Outlook
- Klik kanan folder "kenalan kongsi" / Properties / "Kebenaran Akses", pilih orang yang anda mahu berkongsi buku alamat / Memohon
- Salin buku alamat peribadi anda ke folder awam / kenalan kongsi
- Masukkan alamat yang ingin anda kongsi folder "kenalan kenalan".
- Ubah hak akses ke folder "kenalan kenalan"
- Klik kanan pada kenalan yang dikongsi / Hartanah /
- "Buku Alamat Outlook" / Semak pilihan "Tunjukkan folder ini sebagai buku alamat e-mel / Guna
- "Kebenaran untuk Akses / Pilihan peringkat untuk pengguna yang berbeza / Memohon
- Dengan kaedah perkongsian ini hanya akan kelihatan kenalan dalam folder Kenalan Dikongsi.
Berkongsi buku alamat dengan perisian kolaboratif
Perisian kumpulan atau kolaboratif membolehkan pekerja anda, dari jauh, bekerja pada aplikasi yang sama dari komputer mereka sendiri melalui sambungan internet.
Beberapa penyelesaian "kumpulan" ada di pasaran:
- GroupWare
- OpenGroupware
- Xchange Open Server
- QSMS
- TelmatWeb
- Zimbra
Penyelesaian kumpulanware ini melampaui fungsi fungsi buku kongsi yang dikongsi. Perisian kolaboratif membolehkan anda mengurus kenalan anda, tetapi juga janji temu, projek, pasukan ... dll